Einführung des elektronischen Sitzungsdienstes - Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Gladbeck und seine Ausschüsse -

Die vorliegende Beschlussvorlage 14/0211 sieht die Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes für den Rat der Stadt Gladbeck und seine Ausschüsse ab dem zweiten Sitzungshalbjahr 2014 vor. Ziel ist die Umstellung auf eine papierlose Ratsarbeit, wobei die Sitzungsunterlagen wie Einladungen, Vorlagen und Niederschriften ausschließlich über das Ratsinformationssystem „more!rubin“ bereitgestellt werden sollen.

Die Grundlage für diesen Beschluss bildet die Erfahrung einer Pilotgruppe aus zehn Ratsmitgliedern, die bereits seit dem zweiten Sitzungshalbjahr 2013 vollständig elektronisch arbeitet. Im Rahmen dieser Umstellung ist eine Anpassung der Geschäftsordnung für den Rat und seine Ausschüsse vorgesehen, insbesondere redaktionelle Änderungen in den Paragrafen 15 und 18.

Für die technische Ausstattung und den Support der benötigten Geräte sind die Mandatsträger sowie die Fraktionen selbst verantwortlich. Die Verwaltung bietet hierfür kurzfristig Schulungen zum Umgang mit dem Ratsinformationssystem an. Ein wesentlicher Aspekt der Vorlage ist die Reduzierung von Druck- und Portokosten. Es wird mit einer jährlichen Einsparung von 5.000 Euro gerechnet, die bereits im Rahmen des Haushaltssanierungsplans berücksichtigt wurde. Mandatsträger, die dem elektronischen Verfahren nicht zustimmen, können die Sitzungsunterlagen weiterhin in Papierform erhalten.