Einführung des elektronischen Sitzungsdienstes – Änderung der Geschäftsordnung des Integrationsrates –

Das Amt für Integration und Sport legt dem Integrationsrat eine Mitteilungsvorlage zur Einführung des elektronischen Sitzungsdienstes vor. Die Stadt Gladbeck nutzt bereits seit längerer Zeit das Ratsinformationssystem „more!rubin“ zur Abwicklung des Gremien- und Sitzungsdienstes sowie zur Bereitstellung von Unterlagen im Internet. Im Rahmen eines Pilotprojekts, das seit dem zweiten Sitzungshalbjahr 2013 von einer Gruppe aus zehn Ratsmitgliedern durchgeführt wurde, erfolgte der Zugriff auf Einladungen, Vorlagen und Niederschriften ausschließlich digital.

Auf Empfehlung dieser Pilotgruppe soll die Umstellung auf den elektronischen Sitzungsdienst ab dem zweiten Sitzjahr 2014 erfolgen. Die Beschaffung der erforderlichen technischen Geräte sowie die Bereitstellung des Supports obliegen den Fraktionen beziehungsweise den Mandatsträgern. Die Verwaltung bietet hierzu Schulungen zum Umgang mit dem Ratsinformationssystem an. Durch den Verzicht auf die Zusendung von Unterlagen in Papierform sollen Druck- und Portokosten reduziert werden. Mandatsträger, die dem elektronischen Verfahren nicht zustimmen, erhalten die Unterlagen weiterhin in Papierform.

Mit der Einführung des digitalen Dienstes ist eine Änderung der Geschäftsordnung des Integrationsrates vorgesehen. Konkret soll eine redaktionelle Anpassung in § 3 Abs. 1 erfolgen, um die elektronische Einladung und die Mitteilung der Tagesordnung rechtlich abzubilden. Der Beschlussentwurf sieht die Annahme der geänderten Geschäftsordnung sowie die Umsetzung des elektronischen Sitzungsdienstes vor.