Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes

Die Verwaltung hat dem Integrationsrat eine Mitteilungsvorlage zur Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes vorgelegt. Die Abwicklung von Gremiensitzungen erfolgt in Gladbeck bereits seit längerer Zeit über das Ratsinformationssystem „more!rubin“, welches die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen wie Einladungen, Vorlagen und Niederschriften im Internet ermöglicht. In den Sitzungsräumen des Alten Rathauses ist ein kabelloser Internetzugang vorhanden, wobei die Beschaffung der technischen Geräte sowie der Support durch die Mandatsträger erfolgen.

Ziel der Vorlage ist die Förderung einer papierarmen und effizienten Arbeitsweise. Durch den Einsatz digitaler Medien sollen Druck-, Versand- und Personalkosten reduziert werden. Zudem wird auf die Vorteile beim Zugriff auf aktuelle sowie historische Unterlagen und die Verringerung des Archivierungsaufwandes verwiesen. Die Verwaltung geht davon aus, dass durch die Nutzung der elektronischen Form der Sitzungsunterlagen durch die Mitglieder des Integrationsrats Kosten eingespart werden können.

Die Teilnahme am elektronischen Sitzungsdienst setzt voraus, dass die Mandatsträger freiwillig auf den Anspruch auf schriftliche Unterlagen verzichten. Mitglieder, die dem elektronischen Verfahren nicht zustimmen, erhalten die Unterlagen weiterhin in Papierform. Die Vorlage sieht vor, dass der Integrationsrat den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis nimmt. Es entstehen durch dieses Vorhaben keine finanziellen Auswirkungen.