Sachstandsbericht Unterausschuss Digitalisierung

Der Unterausschuss Digitalisierung hat in einer Mitteilungsvorlage über den aktuellen Stand der Digitalisierungsmaßnahmen in Gladbeck berichtet. Im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung wurden bereits Maßnahmen zur Modernisierung der Arbeitsabläufe umgesetzt oder eingeleitet. Für das laufende Jahr sind der Relaunch der städtischen Internetseite, die Einrichtung einer Scanstelle sowie die Einführung von RFID-Technik in der Büchenschaft geplant. Zudem wurde der Relaunch der städtischen App bereits durchgeführt.

Ein wesentlicher Fortschritt zeigt sich beim Rollout des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und des elektronischen Rechnungsworkflows (RWF). Die Anzahl der angeschlossenen Abteilungen stieg von sechs Ende 2021 auf 22 Abteilungen zum Ende des Jahres 2023. Diese Systeme ermöglichen die Digitalisierung des Posteingangs sowie die Online-Zustellung von Bescheiden und unterstützen unter anderem mobiles Arbeiten.

Zusätzlich soll das Terminbuchungstool „Calenso“ die Terminvereinbarung für die Bürgerinnen und Bürger flexibler gestalten. Das Tool ermöglicht Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten sowie Erinnerungen per E-Mail oder SMS, wodurch der administrative Aufwand in den Fachämtern reduziert werden soll. Vor einem flächendeckenden Einsatz ist ein Pilotprojekt vorgesehen. Der Bericht wurde im Haupt-, Finanz- und Digitalisierungsausschuss zur Kenntnis genommen. Die nächste Sitzung des Unterausschusses findet am 23. Mai 2024 statt, wobei der Status der Scanstelle und der neuen Homepage thematisiert werden soll.