Digitalisierung und Prozessoptimierung der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde

Die Ausländer- und Einbürgerungsbehörde in Gladbeck setzt ein Digitalisierungsprojekt um, das durch Landesmittel in Höhe von rund 431.000 Euro unterstützt wird. Die Fördermittel des Landes Nordrhein-Westfalen sind bis Ende 2025 verfügbar. Ziel der Maßnahmen ist die technische Modernisierung sowie die Prozessoptimierung innerhalb der Behörde.

Das Vorhaben umfasst verschiedene technische Neuerungen, darunter die Aktualisierung des Fachverfahrens auf den VOIS-Standard, die Einführung von Barcodescannern für elektronische Dokumente und die Bereitstellung eines Chatbots für allgemeine Anfragen. Zudem soll ein Wissensmanagement-Tool zur Unterstützung der Mitarbeitenden eingesetzt werden. Im Bürgerservice sind digitale Sprechstunden, digitale Antragsstrecken für Aufenthaltstitel sowie eine Dokumentenausgabebox zur terminunabhängigen Abholung von Dokumenten vorgesehen. Die Website wird durch KI-gestützte Übersetzungen in zehn Sprachen und in einfacher Sprache erweitert. Für Aufgaben im Rückkehrmanagement werden zudem Digitalfunkgeräte angeschafft.

Organisatorisch plant die Verwaltung nach der Einarbeitung neuen Personals die Einrichtung eines Front- und Backoffice, um die Bearbeitung komplexer Anträge zu strukturieren. Durch die Wiedereinführung von Erinnerungen an ablaufende Dokumente konnten die Terminvorlaufzeiten bereits von sieben auf drei Monate reduziert werden. Der Bericht wird dem Integrationsrat zur Kenntnis vorgelegt.