Erfahrungen mit dem Online-Verfahren im Bürgeramt

Die Mitteilungsvorlage 19/0056 des Amtes für öffentliche Ordnung informiert den Haupt- und Finanzausschuss über die Erfahrungen mit dem Online-Verfahren im Bürgeramt. Seit Mai 2018 erfolgt die Sachbearbeitung im Bürgeramt ausschließlich über ein Terminvereinbarungssystem. Zuvor wurde eine Phase getestet, in der neben Terminen auch ein Ticketkontingent zur Steuerung des Publikumsaufkommens genutzt wurde.

Die Umstellung auf die ausschließliche Terminvergabe erfolgte als Reaktion auf ein erhöhtes Publikumsaufkommen sowie einen hohen Krankenstand der Belegschaft. Zur Unterstützung des Teams wurden personelle Verstärkungen vorgenommen und Arbeitszeiten angepasst. Termine können über die Online-Plattform, telefonisch oder persönlich vor Ort für einen Zeitraum von acht Wochen im Voraus sowie tagesaktuell ab 8:00 Uhr vereinbart werden. Die Freischaltung tagesaktueller Termine erfolgt unter Berücksichtigung der verfügbaren Personalkapazitäten, um auf krankheitsbedingte Ausfälle reagieren zu können.

Für dringende Fälle, in denen die Dringlichkeit nachgewiesen werden kann, sieht die Verwaltung eine Lösung vor. Um die Bekanntheit des Systems zu erhöhen, plant die Verwaltung verstärkte Hinweise in der Presse und auf der städtischen Homepage. Laut Vorlage steigt die Akzeptanz des Systems, da eine verlässliche Bedienungszeit angegeben werden kann. Der Entwurf sieht vor, dass der Ausschuss den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis nimmt. Finanzielle Auswirkungen werden nicht ausgewiesen.